Claves para mejorar la comunicación interna en la empresa

Uno de los factores que determina el éxito de una empresa es generar una buena comunicación interna con sus trabajadores. 

La comunicación interna es la comunicación dirigida al cliente interno de la empresa, es decir, al trabajador.

Se presenta como una técnica para establecer vínculos entre los diferentes puestos de trabajo pero sobre todo para fortalecer la unión entre empresa y empleado. 

Con la pandemia, la mayoría de las empresas tuvo que rehacer sus estrategias de comunicación interna y adaptarse a la situación en un tiempo récord.

Según la web RRHH Digital, el confinamiento supuso un impacto emocional difícil de gestionar en empresas y organizaciones, sobre todo en aquellas que no tenían incorporado el teletrabajo. 

Una comunicación interna eficaz ahora puede ser una gran aliada para conseguir los objetivos propuestos.

Si por parte del empresario y el trabajador no hay cooperación en esto, puede llegar a ser un inconveniente para la empresa, según cuenta en su blog la academia de cursos superiores DeustoFormación.

Cualquier empresa pequeña o grande, compañía, pyme o startup debería reelaborar su estrategia de comunicación adaptándolo al trabajo desde casa para que sus empleados sigan sintiendo parte de la marca y no se pierda la compenetración que se tenía con el trabajo presencial. 

Objetivo de la Comunicación Interna

El objetivo principal es conseguir que los trabajadores estén a gusto e integrados con la empresa, lo que va a provocar que haya un aumento en la eficacia humana y en los resultados de la empresa. 

Esto es posible si los trabajadores tienen información y, lo más importante, comunicación constante con la empresa: conocer sus noticias, cuáles son los proyectos en los que se va a trabajar, su filosofía, su estrategia o sus valores. 

En definitiva, que puedan estar al tanto de todo lo que ocurre y sientan que cuentan con su voz,

Por tanto, la empresa debe comprometerse a ser transparente, reducir la incertidumbre, mantener a los trabajadores dentro de un entorno favorable de trabajo y haya un ambiente de confianza a pesar de la distancia. 

 

Pasos para mejorar la Comunicación Interna

En tiempos del teletrabajo, las empresas tienen que esforzarse más en esta parte y continúe habiendo buena cooperación de equipo. 

Lo ideal sería que cada empresa en función de sus actividades cree un plan de comunicación interna personalizado y adaptado a la situación en el que, cómo no, tendrán que incluir las nuevas tecnologías e internet.

A continuación, damos una serie de pasos a seguir para que la comunicación con la empresa sea eficaz. 

1 – Hacer una evaluación previa

No se pueden tomar decisiones sin conocer la situación real de nuestra empresa.

Por ello, hacer una primera evaluación de la situación y de las acciones puestas en marcha hasta el momento es fundamental. Qué nos ha funcionado, qué no…

También es aconsejable investigar a otras empresas del sector que se hayan podido adaptar bien a las circunstancias y valorar su estrategia para adaptarla a la nuestra. 

Funcionan las auditorias con un especialista externo o bien hablar con los propios empleados enviándoles una encuesta de forma anónima y ver qué opinan sobre la situación, cómo se podría mejorar, etc.… 

2 – Enfocarse en los objetivos

Se debería volver a concretar los objetivos de la empresa y cómo poder conseguirlos ya que la manera de trabajar ha cambiado. Es decir, ver el tiempo que nos va a llevar a conseguirlos o si la estrategia es la adecuada. 

Una vez que lo tengamos determinado sería como empezar de cero, y nos pondremos a desarrollar el plan de comunicación adaptado al teletrabajo. 

3 – Elaborar las estrategias adecuadas para conseguir los objetivos

Es alcanzar los objetivos pensados en el apartado anterior y comunicarlo al resto de la empresa lo que va implicar más reuniones con trabajadores, en grupo o de forma individual.

Se pueden utilizar videollamadas, uso de aplicaciones de trabajo para organizar mejor las tareas como Trello o Calendar o un chat privado de la empresa como por ejemplo Slack. 

Esta forma de comunicación, lo que consigue es que la información importante siempre esté al alcance de todos.

4 – Puesta en marcha

Una vez creado el plan de trabajo habría que ponerlo en práctica. Primero, que todos los empleados pasen por un periodo de adaptación, lo que llevará un mes o dos y después implementarlo en la empresa. 

5 – Evaluación de las acciones 

Evaluar dicho plan y saber qué estrategias pueden funcionar o cuáles fallan. 

  • Tener en cuenta si los objetivos se han cumplido.
  • Cuánto tiempo ha llevado conseguirlos. 
  • Elaborar estadísticas para que los resultados se vean mejor.
  • Aprovechar para fomentar el feedback con los trabajadores y conocer su visión de todo, ya que para cada departamento o puesto la estrategia puede variar en los resultados. 

6 – Rectificación y adaptación al mercado

Una vez evaluada la validez de las acciones puestas en marcha es momento de determinar si seguimos con ellas o emprendemos nuevas estrategias.

Los planes de comunicación no deben ser algo cerrado y lo mejor es ser flexible y estar atento tanto a las nuevas necesidades que puedan surgir, como a las innovaciones que aparecen en el mercado para incorporarlas a nuestras rutinas.

 

Herramientas que ayudan a la comunicación interna 

Hay varios procesos que pueden ayudar a mejorar tu estrategia de comunicación y adaptándolo a la situación. 

  • Manuales corporativos a los empleados. Dar más accesibilidad a la información y se sientan parte de las decisiones de la empresa. Por ejemplo: las newsletters son una herramienta fácil y divertida para conseguir mantener la comunicación. 

 

 

  • Crear una revista interna. Un medio que no solo permite saber información sino también crear espacios para dar opiniones y aportar cosas a la empresa, de esta forma se desarrolla el diálogo interno. 

 

  • Email marketing: el correo electrónico es una forma sencilla y eficaz de mantener a tu equipo informado de todas las novedades, incidencias, noticias…que suceden en la empresa. Establecer comunicaciones regulares es la mejor opción en estos casos.

 

  • Las reuniones de equipo: esto no puede faltar. Ahora se realizan de forma mediada por videoconferencia pero son igual de efectivas que las presenciales, por lo que no hay excusa para no seguir haciéndolas. Si bien es cierto que la tecnología nos ha abierto un gran abanico de posibilidades, no hay que olvidar que muchas personas aún necesitan la comunicación cara a cara, aunque sea desde el sofá de su casa.

 

Se puede acudir a aplicaciones de mensajería móvil como un grupo de WhatsApp, Telegram, Slack o establecer un correo en común. 

En AGORA News nos tuvimos que adaptar de forma rápida a estos cambios pero mantenemos nuestro objetivo de ofrecer los mejores servicios para el video en streaming. 

Estas herramientas nos han ayudado a continuar la comunicación y  hacerla más especial, ya que cada reunión de trabajo es una quedada con amigos. 

Si quieres conocer más sobre nosotros, tienes en mente algún evento online y quieres adaptarlo a tus circunstancias de trabajo, podemos ayudarte. No dudes en contactar con nosotros. info@agoranews.net.