Qué debe incluir un pliego de producción audiovisual para no llevarse sorpresas
Un pliego mal redactado no se paga en euros: se paga el día del acto. Cuando el técnico llega a la sala y descubre que no hay línea de datos, que el atril está al lado de un altavoz o que nadie ha previsto quién graba la señal para el archivo, ya es tarde. Estas son las cláusulas que evitan casi todas las sorpresas.
1. Describe el acto, no solo el material
La tentación es enumerar equipos: tantas cámaras, tantos micrófonos, tantos metros de cable. El problema es que un listado de material no dice nada sobre lo que tiene que pasar en la sala. ¿Hay turno de preguntas del público? ¿Intervienen personas conectadas en remoto? ¿Se entregan premios y hay que seguir a alguien que se mueve?
Un pliego que describe el acto permite que quien se presenta proponga la solución. Uno que solo lista material obliga a cumplirlo aunque no sirva.
2. Di cuántas cámaras y para qué
«Realización multicámara» no significa nada por sí solo. Tres cámaras para una mesa redonda de cinco personas no es lo mismo que tres cámaras para un salón de plenos con veintisiete concejales.
Concreta qué tiene que verse: quién habla, el plano general de la sala, la pantalla de apoyo. Con eso, el número de cámaras se deduce solo.
3. El sonido, que es donde se cae todo
Nadie reclama porque la imagen esté un punto oscura. Reclaman cuando no se entiende lo que dijo alguien. Y aun así el sonido suele ocupar dos líneas del pliego.
Conviene dejar por escrito si hay micrófonos de mano para el público, si los ponentes llevan petaca, y sobre todo quién es responsable de la señal de audio que sale hacia la grabación: muchas veces la sala tiene su propio equipo y la productora recibe lo que le den.
4. Accesibilidad: dilo en el pliego o no existirá
El subtitulado en directo y la interpretación en lengua de signos se contratan aparte y se preparan antes. Si aparecen como una línea genérica al final del pliego, llegarán tarde o no llegarán.
Si el acto es público, conviene indicar qué se exige, en qué formato se entrega y si el subtitulado tiene que quedar incrustado en el vídeo publicado.
5. Entregables: formato, plazo y quién los guarda
Esta es la cláusula que más disgustos ahorra. Tres preguntas:
- ¿Qué se entrega? Grabación íntegra, resumen, fotografías, piezas para redes.
- ¿En qué formato y con qué calidad? No es lo mismo un archivo para la web que un máster para conservar.
- ¿Cuándo y dónde? Un vídeo resumen a las 48 horas no cuesta lo mismo que uno a los quince días.
Y una cuarta que casi nunca aparece: cuánto tiempo tiene que conservar el proveedor ese material.
6. El plan B, por escrito
Preguntar qué pasa si se cae la conexión no es desconfiar: es la única forma de comparar ofertas. Dos empresas pueden ofrecer lo mismo por el mismo precio y solo una llevar una segunda línea de datos.
Pide que la oferta explique qué elementos están duplicados y qué ocurre si falla cada uno.
Un repaso rápido antes de sacarlo
- ¿Se entiende qué va a pasar en la sala, sin conocer el acto?
- ¿Está claro qué tiene que verse y qué tiene que oírse?
- ¿La accesibilidad está concretada, no mencionada?
- ¿Los entregables tienen formato, plazo y destino?
- ¿La oferta tiene que explicar su plan B?
Si las cinco respuestas son que sí, el día del acto habrá menos sorpresas. Y las que haya, serán de las que se arreglan.
¿Estáis preparando un pliego?
Llevamos desde 2008 presentándonos a concursos públicos y produciendo actos institucionales. Si estáis redactando uno y queréis contrastarlo, escribidnos a info@agoranews.net.