El email marketing: tu gran aliado en los eventos

No cabe duda de la importancia que tiene la correcta organización de un evento. Pero ¿solo con una buena organización conseguiremos del evento un éxito? La respuesta es no. Hay varios factores determinantes en el resultado de un encuentro, bien sea virtual, presencial o híbrido. Entre ellos cabe destacar los asistentes. Sin público, no hay evento. Por esa razón, es necesario invertir parte de nuestros esfuerzos en la captación de usuarios. Existen diversos canales para hacerlo, pero nosotros hemos venido para hablaros sobre el email marketing.  

Como siempre, lo primero que debemos hacer es definir nuestra audiencia. ¿Cómo sería el perfil ideal de nuestros asistentes? Así, podremos segmentar de manera eficaz y captar la atención de los usuarios que nos interesa que acudan al evento. Conocer de cerca a nuestra audiencia no solo nos beneficia en la inversión de tiempo y dinero, sino que también aporta un mayor engagement con nuestro público. Personalizar correctamente los mensajes aportará una tasa de apertura mayor en nuestras campañas de email marketing ya que el usuario se siente valorado. 

El mensaje debe ser breve y conciso

Ya sabemos que los formatos largos no funcionan. La audiencia termina por distraerse y lee el mensaje en diagonal. De este modo, cuando termina de ver el correo, no le queda claro cuál era el motivo de envío y lo más probable es que lo elimine de su buzón. Diseña un comunicado visual y atractivo que ayude a entender el mensaje principal que deseas transmitir. Para ello, puedes incluir alguna imagen o cartel relacionada con el acto que organizas. 

Es importante incluir una llamada a la acción que se centre en la inscripción del formulario pero ¡ojo! Solo una. Incluir varias puede confundir y desviar al usuario de nuestro motivo principal del correo. 

Existen dos tipos de correo en el proceso de organización de un evento

Emails pre-evento

Son correos que se envían previamente a la celebración del encuentro con el objetivo de conseguir la mayor audiencia posible. En este tipo podemos categorizar los correos como:

• Email de invitación: Es aquel comunicado que enviamos a todo el público objetivo. Al ser el primer contacto con ellos, será el causante de la primera impresión del evento. Tiene dos objetivos principales: causar curiosidad en el usuario y aportar toda la información necesaria sobre el acto. Para ello, es necesario incluir las 5W: en qué consiste el encuentro (WHAT), a quién va dirigido (WHO), el motivo del evento (WHY), la dirección (WHERE) y la fecha y hora (WHEN).
• Email reminder o recordatorio: Se trata de un correo dependiente de la reacción de la audiencia ante el email de invitación. A quienes se inscriban, les recordaremos los detalles del evento. Una buena táctica es incluyendo una cuenta atrás con los días que quedan para su inicio. A quienes no se hayan apuntado, les enviaremos un correo a modo de llamada a la acción para incentivar su inscripción. Por ejemplo, anunciando el último día o la última hora disponible para apuntarse. Y para aquellos que no hayan abierto el primer correo, se les reenviará con otro asunto con el fin de motivar su apertura e interés. 

Emails post-evento

Son aquellos comunicados que se envían después de la celebración del evento. Su objetivo reside en ofrecer a los usuarios una experiencia satisfactoria de inicio a fin. A su vez, los emails post-evento se dividen en dos tipologías:

• Email de agradecimiento: Enviar este tipo de correos a todos los usuarios objetivo puede resultar muy útil. En primer lugar, a quienes hayan acudido al evento agradeciéndoles su asistencia. Además, podemos enviarles materiales relevantes del acto como “recompensa” o, incluso, una encuesta para que den feedback sobre su experiencia en el encuentro y mejorar así futuras ocasiones. Y, por otro lado, a los usuarios que no pudieron/quisieron acudir al evento. Enviándoles las referencias sobre cómo fue el evento, conseguirás estrechar lazos con el usuario y recordarle estás ahí para él.
• Email cross selling o de venta cruzada: Estas comunicaciones tienen una finalidad más comercial. Aprovechando la asistencia de los usuarios al evento, les ofreces tus productos y/o servicios en función a las necesidades manifestadas u observadas. 

El Email Marketing es uno de los mejores aliados en la organización de eventos tanto a nivel funcional como estético, ya que mejora la imagen de tu empresa. ¡Por eso, te ofrecemos la oportunidad de sacarle partido! Ahora, desde AgoraNews, puedes contratar nuestro servicio de mailing: envío de invitaciones, recordatorios… ¡Lo que necesites! 

¿De verdad vas a perder la oportunidad de probar su eficacia?